Work2Live ist ein innovatives Unternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, Bewerbungs- und Vertragsprozesse für seine Klienten zu automatisieren und zu digitalisieren. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, den manuellen Verwaltungsaufwand zu minimieren, um eine nahtlose und effiziente Verwaltung von Bewerberdaten zu gewährleisten. Dies sollte den gesamten Prozess von der Datenerfassung über die Prüfung bis hin zur Vertragsunterzeichnung automatisieren.

Hauptziele des Projekts:

1. Reduzierung manueller Prozesse durch digitale Lösungen
2. Steigerung der Effizienz bei der Bewerberverwaltung
3. Automatisierung der Vertragserstellung und -unterzeichnung
4. Integration aller Systeme für eine einheitliche Datenverwaltung

Lösung:

Work2Live implementierte in Zusammenarbeit mit intellywave eine vollständig automatisierte Lösung, die alle Schritte des Bewerberprozesses digitalisiert. Die Automatisierung umfasste folgende Kernlösungen:

1. Digitale Bewerbererfassung:

• Die Implementierung eines digitalen Bewerberformulars ermöglichte es den Bewerbern, ihre Daten direkt vor Ort per Tablet einzugeben. Diese Daten wurden automatisch in ein System übertragen, das den weiteren Bearbeitungsprozess auslöst.
• Nach Bestätigung der eingegebenen Daten wurden die Informationen automatisiert in das System von Work2Live übernommen. Dies ermöglichte eine schnelle und einfache Übertragung der Daten in die jeweiligen Excel-Tabellen zur Weiterverarbeitung.

2. Automatisierung der Bewerberprüfung:

• Die Überprüfung der Bewerbereignung wurde durch einen Mitarbeiter durchgeführt, der automatisiert über die eingegangenen Bewerberdaten informiert wurde. Nach der Überprüfung aktualisierte sich die Zapier-Tabelle, und die Daten wurden automatisch in ein zentrales Excel-System übertragen.

3. Vertragsmanagement mit SignWell:

   • Sobald der Bewerberprozess abgeschlossen war, wurde automatisch ein digitaler Schulungsvertrag erstellt. Dieser Vertrag wurde über das Tool SignWell direkt dem Bewerber zur digitalen Unterzeichnung vorgelegt.
   • Die unterzeichneten Verträge wurden direkt in der zentralen Datenbank abgelegt und den jeweiligen Bewerberdatensätzen zugeordnet.

Ergebnisse:

1. Zeiteinsparung und Effizienzsteigerung:
   Durch die Automatisierung des Bewerbungsprozesses konnte Work2Live eine deutliche Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands erzielen. Die Mitarbeiter wurden entlastet und konnten sich stärker auf qualifizierte Tätigkeiten konzentrieren, während Routineaufgaben automatisch abgewickelt wurden.

2. Minimierung von Fehlern:
   Die nahtlose Integration zwischen den verschiedenen Systemen (Zapier, SignWell, Excel) reduzierte das Fehlerpotenzial bei der Dateneingabe und -übertragung erheblich. Bewerberdaten wurden konsistent und präzise verarbeitet, wodurch der gesamte Prozess zuverlässiger wurde.

3. Verbesserte Datenverwaltung:
   Dank der zentralisierten Datenbank waren alle Bewerberdaten sowie die dazugehörigen Verträge und Dokumente jederzeit verfügbar und übersichtlich geordnet. Dies erleichterte die Bearbeitung von Anfragen und die Nachverfolgung des Bewerbungsstatus.

Fazit:

Die Implementierung einer vollautomatisierten Lösung für den Bewerbungsprozess bei Work2Live hat sowohl die Effizienz gesteigert als auch die Fehlerquote reduziert. Die Digitalisierung des Vertragsprozesses mit SignWell sorgte für einen reibungslosen Ablauf von der Erfassung der Bewerberdaten bis zur Unterzeichnung von Verträgen. Durch die Vermeidung manueller Schritte konnte Work2Live Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Servicequalität verbessern.

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