Jaxxon, ein renommierter Kettenhersteller, stand vor der Herausforderung, seinen Kundenservice zu optimieren und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Das bestehende Ticketsystem war ineffizient und konnte das hohe Volumen an Kundenanfragen nicht mehr bewältigen. Intellywave wurde beauftragt, eine umfassende Lösung zu entwickeln, die ein neues Kundenservice-System mit Gorgias und Perfectbot.ai umfasst und die bisherigen Prozesse durch den Einsatz von KI ersetzt.

Herausforderung: Jaxxon hatte mit mehreren Herausforderungen zu kämpfen:

1. Überlastetes Ticketsystem: Das bestehende System konnte die hohe Anzahl an Kundenanfragen nicht effizient verarbeiten.
2. Hoher manueller Aufwand: Viele Anfragen erforderten manuelle Bearbeitung, was zu Verzögerungen und erhöhten Betriebskosten führte.
3. Mangelnde Automatisierung: Es fehlten automatisierte Prozesse, um einfache Anfragen schnell zu beantworten.

Lösung: Intellywave implementierte eine umfassende Lösung, bestehend aus der Integration von Gorgias und Perfectbot.ai. Die Schritte zur Umsetzung waren wie folgt:

1. Ersetzung des bestehenden Ticketsystems:

• Analyse und Planung: Wir führten eine detaillierte Analyse des bestehenden Ticketsystems von Jaxxon durch und entwickelten einen Plan zur Ersetzung durch Gorgias und Perfectbot.ai.
• Datenmigration: Alle historischen Daten und laufenden Anfragen wurden aus dem alten System in Gorgias migriert, um eine nahtlose Übergangsphase zu gewährleisten.

2. Integration von Gorgias:

• API-Integration: Gorgias wurde mittels API in das CRM-System von Jaxxon integriert, wodurch Echtzeitdaten von Kundenanfragen und Bestellinformationen abgerufen werden konnten.
• Automatisierung von Prozessen: Gorgias ermöglichte die Automatisierung von Routineaufgaben wie Bestellstatusabfragen und Rückgaben.

3. Entwicklung und Anlernen von Perfectbot.ai:

• Datensammlung und -aufbereitung: Wir sammelten historische Support-Tickets und Kundeninteraktionen, um den KI-Chatbot Perfectbot.ai mit realen Daten zu trainieren.
• Anlernen des Bots: Perfectbot.ai wurde darauf trainiert, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Bestellstatus zu überprüfen und Rückgaben zu verarbeiten. Die KI lernte die spezifische Sprache und Terminologie von Jaxxon und ihren Kunden.
• Testphase: Der Chatbot wurde in einer kontrollierten Umgebung getestet, um seine Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit zu optimieren.

4. Funktionalität des KI-Chatbots:

• Automatisierte Antworten: Perfectbot.ai konnte sofortige Antworten auf häufig gestellte Fragen geben, wie z.B. Versandinformationen, Rückgaberichtlinien und Produktdetails.
• Bestellstatus und Rückgaben: Kunden konnten ihren Bestellstatus abfragen und Rückgaben initiieren, ohne menschliches Eingreifen.
• Personalisierte Interaktionen: Der Chatbot konnte auf individuelle Kundenanfragen eingehen, basierend auf den in Gorgias gespeicherten Kundendaten.

Ergebnisse:

1. Zeitersparnis:

• Die Implementierung von Gorgias und Perfectbot.ai reduzierte die Bearbeitungszeit von Support-Anfragen um 65%. Einfache Anfragen wurden sofort beantwortet, wodurch das Support-Team mehr Zeit für komplexere Probleme hatte.
• Durch die Automatisierung von Routineaufgaben konnten Support-Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

2. Kosteneinsparnis:

• Jaxxon konnte die Kosten für den Kundenservice um 45% senken, da die Anzahl der benötigten Support-Mitarbeiter durch die Automatisierung reduziert wurde.
• Die Reduzierung der manuellen Arbeitsbelastung ermöglichte es dem Unternehmen, Ressourcen effektiver einzusetzen und die Betriebskosten zu senken.

3. Verbesserte Kundenzufriedenheit:

• Die durchschnittliche Antwortzeit auf Kundenanfragen wurde erheblich verkürzt, was zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit um 30% führte.
• Kunden schätzten die sofortige Verfügbarkeit des Chatbots und die schnelle Bearbeitung ihrer Anliegen, was zu einer verbesserten Kundenbindung beitrug.

Fazit: Durch die Integration von Gorgias und Perfectbot.ai konnte Intellywave Jaxxon dabei helfen, die Effizienz des Kundenservice drastisch zu steigern. Die Zeit- und Kosteneinsparungen sowie die verbesserte Kundenzufriedenheit zeigen deutlich, wie innovative Technologien und Automatisierungslösungen den Geschäftserfolg fördern können.

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