Zenjob, eine führende Recruiting-Plattform, wollte die Effizienz ihrer internen und externen Recruiting-Prozesse verbessern. Die Plattform stand vor der Herausforderung, ein neues CRM-System zu implementieren, das die Verwaltung von Kandidateninformationen, die Kommunikation mit Bewerbern und die Datensicherheit optimiert. Intellywave wurde beauftragt, eine umfassende Lösung zu entwickeln und zu implementieren, die den hohen Anforderungen von Zenjob gerecht wird.

Herausforderung: Zenjob hatte mit mehreren Herausforderungen zu kämpfen:

1. Altmodisches CRM-System: Das vorhandene CRM-System konnte die wachsenden Anforderungen nicht mehr erfüllen und bot keine ausreichenden Funktionen für moderne Recruiting-Prozesse.
2. Datensicherheit: Die Sicherung und der Schutz sensibler Kandidatendaten waren von größter Bedeutung und mussten gewährleistet sein.
3. Interne und externe Prozesse: Die Verwaltung der internen Recruiting-Teams sowie der externen Kandidaten stellte hohe Anforderungen an das neue CRM-System.
4. Integration und Migration: Die Integration des neuen Systems und die Migration bestehender Daten mussten nahtlos erfolgen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Lösung: Intellywave entwickelte eine umfassende Lösung, die auf der Implementierung und Automatisierung eines modernen CRM-Systems basierte. Die Schritte zur Umsetzung waren wie folgt:

1. Analyse und Planung:

Detaillierte Analyse: Wir führten eine gründliche Analyse der bestehenden Prozesse und Systeme von Zenjob durch, um die Hauptschwachstellen zu identifizieren und einen detaillierten Plan zur Implementierung des neuen CRM-Systems zu erstellen.

2. Auswahl und Implementierung des neuen CRM-Systems:

Systemauswahl: Nach einer umfassenden Evaluierung wählten wir ein CRM-System, das die spezifischen Anforderungen von Zenjob erfüllte und eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur ermöglichte.

Datenmigration: Wir migrierten alle bestehenden Kandidatendaten in das neue CRM-System. Dieser Prozess beinhaltete die Bereinigung und Konsolidierung der Daten, um deren Integrität und Vollständigkeit sicherzustellen.

Integration von Schnittstellen: Das neue CRM-System wurde mit den relevanten internen und externen Systemen verknüpft, um einen reibungslosen Datenfluss und eine effiziente Verwaltung der Recruiting-Prozesse zu gewährleisten.

3. Automatisierung der Prozesse:

Automatisierte Workflows: Wir entwickelten automatisierte Workflows für die häufigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben im Recruiting, wie z.B. die Erfassung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Kandidaten und die Terminplanung für Interviews.

Echtzeit-Überwachung: Das neue System ermöglichte die Echtzeit-Überwachung und -Verwaltung aller Recruiting-Prozesse. Dashboards und Berichte gaben den Mitarbeitern und Führungskräften einen klaren Überblick über den Status und die Performance der Abteilung.

4. Datensicherheit:

Sicherheitsprotokolle: Wir implementierten strenge Sicherheitsprotokolle, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Kandidatendaten zu gewährleisten. Dazu gehörten Verschlüsselungstechnologien, Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Compliance: Das CRM-System wurde so konfiguriert, dass es den gesetzlichen Datenschutzanforderungen (z.B. DSGVO) entsprach, um die Sicherheit und den Schutz der Daten zu gewährleisten.

Ergebnisse:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Workflows und die Integration der Systeme konnte Zenjob seine Recruiting-Effizienz um 55% steigern. Die Bearbeitungszeiten für Bewerbungen wurden erheblich verkürzt, was zu schnelleren und genaueren Entscheidungen führte.

2. Kosteneinsparung: Die Reduzierung manueller Aufgaben führte zu einer Senkung der Betriebskosten um 40%. Durch die Automatisierung konnten die Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

3. Verbesserte Datensicherheit: Die Implementierung strenger Sicherheitsprotokolle und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen führten zu einer deutlichen Verbesserung der Datensicherheit. Es gab keine Datenverluste oder -verletzungen, was das Vertrauen der Kandidaten in die Plattform stärkte.

4. Erhöhte Zufriedenheit von Kandidaten und Mitarbeitern: Durch schnellere und effizientere Bearbeitungszeiten stieg die Zufriedenheit der Kandidaten um 30%. Die automatisierten Kommunikationsprozesse gewährleisteten eine zeitnahe und transparente Information der Kandidaten über den Status ihrer Bewerbungen. Auch die internen Teams profitierten von den optimierten Prozessen und der verbesserten Datenverfügbarkeit.

Fazit:

Durch die Implementierung eines modernen CRM-Systems und die Automatisierung der Recruiting-Prozesse konnte Intellywave Zenjob dabei helfen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Datensicherheit zu verbessern. Diese umfassende Lösung zeigt, wie innovative Technologien und Automatisierungslösungen den Geschäftserfolg nachhaltig fördern können.

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